Sustitutiva y otras opciones para corregir errores

sustitutiva

Si hay algo que sabe hacer un Contador Público es una declaración de IVA, incluyendo una que otra sustitutiva, estimo que sería muy interesante conocer el tiempo mínimo que puede tomarle a un Profesional desarrollar este procedimiento en la plataforma del SENIAT, si me paseo por un ejercicio mental y organizamos una competición tipo “Los Juegos del Hambre” y traslado a un puñado de expertos en el vaciado de FORMA 30 a un campo de muerte (Oficina contable con internet), sería en realidad un torneo frenético, estoy seguro que los resultados serían centelleantes, pocos segundos en conseguir el sublime archivo PDF de la FORMA 30 del mes.

Mientras hablo de esta improbable fantasía estoy plenamente convencido que en tu cabeza fecunda un pensamiento como este: “Yo quedaría Campeón” o algo como “Máximo quince segundos sería el record olímpico y diez segundos el record mundial”, lastima que no es precisamente una actividad que produzca indetenibles fanaticadas ni personas interesadas en visualizar procedimientos que son en el fondo un poco aburridos. Lo peculiar del tema es que a pesar de que no hay apuro ni necesidad de ir volando por el portal fiscal a velocidades insospechadas (Si el ancho de banda lo permite), pareciera que el botón Continuar” produce una satisfacción irrefrenable y a veces irresponsable en algunos, que luego se lamentan de forma sollozante cuando deben enfrentar la posibilidad de una sustitutiva.

1. Hubo un "detalle" en la declaración...


Sea cual sea la circunstancia todos los meses me corresponde atender casos que se presentan más o menos así: “No incluimos unas facturas de venta en la declaración”, “No registramos las compras exentas en la declaración”, “Hubo un error y registré la base imponible en alícuota reducida” y pare usted de contar, todos los planteamientos finalizan con un quejido que se deja oír así: “¿Y ahora qué hago?”, el hecho es que la declaración es ERRÓNEA, no obedece a la realidad y algo hay que hacer para salir de la angustiante situación.

Y es justamente en ese momento cuando el receptor de la consulta adopta una posición de erudito macrocefálico y responde con otra pregunta: “¿Corrigiendo el error te arroja IVA a pagar?”, la respuesta podría ser un “SI” o un “NO”, pero se encomienda a todos los santos para escuchar un “SI”, un “SI” sublime y similar al que algunos obtenían en el liceo cuando Le pedían el EMPATE” a su amor del momento (Termino de los 90). El “SI” en cualquier caso es un sendero muy sencillo, recomendar la elaboración de una declaración sustitutiva que alivie los efectos del error y elimine cualquier vestigio de ilícito material del mapa, esto en atención al Artículo 50 de la Ley de IVA vigente (Reforma 2014). Ese es el tratamiento adecuado aun cuando el profesional sienta temor por los hipotéticos efectos de la sustitutiva. 

niif para pymes

El problema es que la mayoría de las ocasiones, como le sucedía al liceísta regordete e intelectual de la clase, la respuesta es un hiriente “NO” (Lo digo por experiencia), respuesta que pone al macrocefálico a pensar en la fórmula idónea para corregir el enigmático caso, resolviendo todo con una firme instrucción: "Si no puedes hacer una sustitutiva lleva eso a Ajustes en la declaración”, lo cual no es incierto, yo me adhiero a eso, pero esta recomendación debería incluir más accesorios de los que usualmente incluye, produciendo aún más dudas en el futuro.

2. Comportamiento de la casilla de AJUSTE


Es muy común recibir consultas donde no se incluyeron facturas de ventas gravadas en la declaración por una diversidad de motivos, cuando busco dar respuesta a estos planteamientos asumo que la FORMA 30 está hecha a imagen y semejanza del libro especial de ventas, que hubo cruces previos y por ende guardan sinergia. En estos casos pareciera que el camino es la declaración sustitutiva, el detalle es que frecuentemente por la existencia de excedentes de crédito fiscal de meses anteriores o saldos de retenciones de IVA acumuladas por descontar no es posible sustituir.

Es evidente que el uso de la casilla 7 “Ajustes a los Débitos Fiscales de Períodos Anteriores” en el siguiente periodo será una necesidad, eso me permite trasladar el monto de los Débitos Fiscales omitidos del mes anterior a la FORMA 30 aunque no sea en el mismo mes , el asunto acá es que el uso de esta casilla no afecta la base imponible en casilla 3 “Ventas Internas Gravadas por Alícuota General” (De ser el caso), lo que da paso a posibles discrepancias con CONTABILIDAD que para muchos son un dolor de cabeza. Es muy importante para el nuevo profesional reconocer que esta casilla de AJUSTE no afecta en lo absoluto ninguna de las bases imponibles en la FORMA 30.

Es aquí donde la CONTABILIZACIÓN juega un papel clave, como siempre afirmo en las actividades técnicas en que tengo el gusto de participar: “Toda declaración de impuestos debe ser fiel reflejo de lo CONTABILIZADO” y aquí no habrá excepciones. En toda FORMA 30 donde vayamos a usar AJUSTES debemos cuidar muy bien que tanto el INGRESO como el DÉBITO FISCAL queden CONTABILIZADOS adecuadamente.

3. Libros = Forma 30 = Contabilidad


Si hay una formula exitosa para hacerle frente a estos errores y a la vez para llevarlos a su mínima expresión, es la CONGRUENCIA ABSOLUTA entre libros de compra y venta, información contable y declaración de IVA. Esto permite que cuando se presente una circunstancia donde se deba usar el Ajuste al Débito Fiscal asumas con total sapiencia que en el mes siguiente habrá una diferencia entre CONTABILIDAD y FORMA 30 (Excepto que se haya CONTABILIZADO el INGRESO adecuadamente y el error solo sea de FORMA 30) y esto radica en que el TOTAL DE INGRESOS en FORMA 30 no absorbe los efectos del AJUSTE, es decir, vas a tener un total de DEBITOS FISCALES corregidos, pero no tendrás los INGRESOS corregidos en esa misma FORMA 30.

Algunos se aventuran a registrar dichos INGRESOS no corregidos en la casilla de VENTAS NO GRAVADAS solo para hacer coincidir forzosamente la CONTABILIDAD con la FORMA 30, pero es una práctica que no recomiendo, al fin y al cabo, si tengo un documento donde se detalle el motivo del AJUSTE y que a su vez coincidan los montos con el LIBRO ESPECIAL DE VENTAS (Acorde al Artículo 50 de la Ley) no encuentro la gravedad de todo este asunto, solo una disparidad producto de un error que debe estar sustentada.

4. La Contabilidad haya o no haya sustitutiva


Debes estar consciente que si hay un lugar donde la información debe obedecer inequívocamente a la realidad es en la CONTABILIDAD, por esa razón, en el mes del AJUSTE, o en el mes anterior objeto del error (Si las circunstancias lo permiten) registra CONTABLEMENTE los INGRESOS correctos y sin miedo a la discrepancia con forma 30. Seguramente algunos me dirán que esto ocasionará dificultades con el fisco municipal porque algunas alcaldías exigen las doce declaraciones de IVA para poder procesar la declaración de IAE, o también me dirán que las que declaran el mismo IAE mensualmente acorde a la Forma 30 (Violatorio de la LOPPM) también van a ser objeto de cuestionamientos por parte de los funcionarios del municipio, ESO PROBABLEMENTE SUCEDA, pero en muchos casos este obstáculo se logra vencer con comunicación en mano dirigida al organismo competente y dejando claro que la base de cálculo del IAE no se fundamenta en lo declarado en FORMA 30 sino en los INGRESOS como tal, ¿Qué mejor prueba que la CONTABILIDAD?

(También te puede interesar la Lectura ​"Secta de Contadores Públicos")

5. Misma premisa en cualquier situación


Si detallamos cada una de las situaciones que se traducen en errores de FORMA 30, generen sustitutiva o no,  esta lectura no tendría fin, somos seres humanos y cometemos errores, la idea es tratar de minimizarlos sin pretender cándidamente que desaparezcan. Por esa razón presento escenarios sumamente generales, para el caso del Crédito Fiscal el asunto es parecido, si el error no es conducente o no alcanza para generar IVA por Pagar en “Casilla 50” tendremos el mismo propósito, que a pesar del uso de la casilla de AJUSTE todo quede CONTABILIZADO adecuadamente.

Si declaras unas compras EXENTAS como si fueran GRAVADAS, por ejemplo, generando un CRÉDITO FISCAL inexistente, al mes siguiente solo con usar la casilla 24 Ajustes a los Créditos Fiscales de los Períodos Anteriores” y restar el saldo impostor no habrá problemas (Verificar igualmente como se CONTABILIZÓ y que el AJUSTE se muestre en LIBRO DE COMPRAS).

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Veamos la misma situación al revés, hubo compras GRAVADAS, pero las registré por error como EXENTAS, créeme que he visto muchas cosas en materia de IVA y aún muy lejos de verlo todo, en ese caso necesito en el mes siguiente registrar un CREDITO FISCAL en positivo en la casilla 24 “Ajustes a los Créditos Fiscales de los Períodos Anteriores” y como CONTABLEMENTE ya se registró la COMPRA en el mes anterior, el problema no debería pasar de una RECLASIFICACIÓN CONTABLE en materia de compras y de cargarle a la partida contable CRÉDITO FISCAL el monto del AJUSTE que se colocó en FORMA 30, esto último es de vital importancia.

6. Finalmente


Tu ejercicio profesional no puede limitarse a preparar declaraciones de IVA batiendo todos los records de rapidez y usando AJUSTES indiscriminadamente sin sustento contable ni argumentación legal, tampoco elaborando sustitutivas con frecuencia. Para que esta situación extraordinaria no se convierta en algo inmanejable debes llevar una CONTABILIDAD ACTUALIZADA, debes efectuar lo que me gusta denominar “AUTOLIQUIDACIÓN CONTABLE DEL IVA” y no elaborar registrar la FORMA 30 hasta que el borrador de la declaración no coincida con LIBROS ESPECIALES DE COMPRA Y VENTA y que estos a su vez provengan de un software que al integrar con CONTABILIDAD produzcan exactamente el mismo resultado en las partidas contables correspondientes.

Tu ejercicio profesional no puede limitarse a preparar declaraciones de IVA batiendo records de rapidez...

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Cualquier FORMA 30 mal elaborada tiene solución, todos ya sabemos que en caso de generar IVA por PAGAR debemos sustituir o que para ciertos casos podemos intentar la ANULACIÓN, pero es el tercer escenario, el AJUSTE, el que pone a prueba nuestra materia gris y nos obliga a manejar una solución integral que abarque: CONTABILIZACIÓN, LIBROS ESPECIALES y FORMA 30, declarando al fisco lo correcto una vez hechos los correctivos, dejando evidencia por escrito de los razonamientos del AJUSTE, agregando el AJUSTE al libro que corresponda (Compra o Venta) y por sobre todas las cosas CONTABILIZANDO lo que realmente se debe CONTABILIZAR sin miedo a incongruencias porque de existirlas estarán muy bien soportadas.

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53 comentarios sobre “Sustitutiva y otras opciones para corregir errores

  1. Gabriela Brito Reply

    Excelente… siempre muy profesional.. gracias por darnos sus conocimientos.

  2. José Gonzalez Reply

    Excelente lectura.. pero el párrafo final me dejo una duda; ¿es necesario presentar un escrito ante la administración tributaria explicando el porque del ajuste o es solo una precaución adicional?

  3. Yulitza Reply

    Excelente, muchas Gracias por aportar cada día!!! Y qué Dios te siga llenando de su sabiduría, no se olvide de talleres para Valencia..

    • Miguel Mileo Post authorReply

      Gracias por tu comentario Yulitza, ahorita estamos desarrollando el curso de Consultor en Valencia. En Septiembre la nueva cohorte

  4. leyda Reply

    Excelente como siempre Lic miguel, muy fructífera todas sus publicaciones, ya le extrañaba, en espera de pronta visita al Tachira, Mil Bendiciones

  5. Desiree Falcom Reply

    Muy interesante la información… pues el Iva va… el Iva viene… y cada cabeza es un mundo… y es excelente la recomendación … no declare por hacerlo y lo más rápido posible…sin antes tener todo listo en la contabilidad… es lo más sano y genera “control interno” en el servicio que se presta, generando confianza a nuestros Clientes.

  6. Eloisa Ramirez Reply

    Excelente, información de gran ayuda, Muchas Gracias!!!

  7. reider Reply

    Excelente Mileo, esa constante actualizacion y despejes de dudas que aunque parecen no muy relevantes, nos enriquece cada dia mas como profesionales. y la parte que particularmente me satisface, es que con esas lecturas ademas de reirme un poco en la introduccion al tema, reviso si lo que he hecho ha sido lo correcto y cuando no, entonces lo corrijo…

    GRACIAS!!!!

  8. eleazar santil Reply

    Buenas Noches colega excelente aporte . Felicitaciones y Gracias

  9. Elvia Reply

    Buenas profe. ¿Cuál sería la forma correcta de reflejar los ajustes en los libros especiales? ¿En otra línea como si fuera una factura más pero colocado la frase AJUSTE A LOS DEBITOS / CREDITOS FISCALES (según el caso) y colocando el monto en la columna respectiva o en un resumen en el cuerpo del libro?

    Otra pregunta, ¿Cómo deben quedar los libros especiales del periodo declarado de forma errónea? ¿Con coincidencia con la forma 30 (incluyendo el error) o de forma correcta y discrepando con la forma 30?

    Muchísimas gracias de antemano y gracias por sus artículos (y los correos de pautas de asesoramiento!)

    • Miguel Mileo Post authorReply

      Saludos Elvia, el Artículo 50 de la Ley de IVA (2014) solo indica que se deben mostrar por separado y hasta su concurrencia en los libros respectivos. Yo lo recomiendo hacer de forma separada al final del libro. Dependiendo del error habrá algún periodo imponible en que eso pueda suceder, lo importante es corregirlo en periodo posterior. Muchas veces queremos que los errores no generen consecuencias pero es difícil.

      Gracias por tu comentario!

  10. luisa isabel cartagena ortiz Reply

    Lcdo. Miguel muy agradecida por su valioso aporte en este blog, que nos despeja dudas y nos ayuda reflexionar cuando se acerca 15 de cada mes .. Cuando volverá a Puerto La Cruz y tener el gusto de compartir su foro?

  11. PEDRO Reply

    TE FELICITO POR EL TRABAJO QUE REALIZAS POR LA PROFESION AL MANTENERNOS INFORMADOS ME ENCANTA.TE APOYO DESDE ARAGUA .GRACIAS

  12. yean carlos carrero Reply

    Muy bueno el aporte Lcdo. sin lugar a dudas no es solo hacer el trabajo rapido, es hacerlo bien y en el lapso establecido pero cada cliente es unico y debemos utilizar herramientas como la que propone en el contenido.

  13. Sandy Reply

    Buen dia Lic Miguel, muchas gracias por compartir material de vital importancia, siempre leo sus columnas de informacion y aprendo un poquito cada dia mas, en mi caso me ayuda mucho porque soy recien egresado en contaduria publica UCV y el campo contable es muy amplio que hay que mantenerse constantemente actualizado, me gustaria especializarme en el area tributaria o de costos, cuando usted dara el diplomado de gestion tributaria en caracas Lic? saludos que tenga un dia excelente y nuevamente Felicidades

  14. Jonathan Villamizar Reply

    Buenas noches licenciado excelente información muchas gracias por compartirla. Tengo una duda. Como se hace en el caso cuando no inclui las retenciones del mes y al momento de sustituir me aparece la casilla bloqueado gracias de antemano por su ayuda

    • Miguel Mileo Post authorReply

      No hay mucho que hacer Jonathan, lamentablemente el portal fiscal se encuentra configurado de esa manera. Ahora te comento algo, no vayas a generar “Ajustes a los Créditos Fiscales” porque son elementos completamente diferentes

  15. Adrian Amundaray Reply

    Muy buenas tardes Licenciado, con respecto a la declaracion sustitutiva ayer tuve que declarar en “0” con retenciones acumuladas por descontar de IVA ya que en cliente no tenia a la mano las retenciones de IVA del periodo. Al tener esta informacion el dia de hoy procedo hacer la sustitutiva primeramente con mi borrador forma 30 del programa Galac me cuadró con mi relacion pero al declararla finalmente en el portal me encuentro que en el item 35 está bloqueado generandose un pago de 6 cifras. Debo esperar un poco para ver si es el portal o habrá alguna providencia que indique que ya no lo puedo generar? Agradecido de antemano.

  16. Norelsy Reply

    Excelente contenido.. y muy oportuno. Gracias licenciado Mileo.

  17. Marvillanet Reply

    Miguel declaré Marzo sin actividad, de allí el problema, ahora me toca solicitar la anulación y declarar de nuevo.

  18. Carlos A. Montilla Reply

    Licenciado Mileo, que le puedo decir EXCELENTE, lo felicito siga asi, que dios lo proteja y lo siga iluminando. Buenos dias

  19. Marvillanet Reply

    Bueno ahora hacer una sustitutiva, aunque sepas hacerla es una odisea. Me pasó el 15/05, el portal no me permitió hacer sustitutiva de marzo, sin declarar abril, no me permitió cargar retenciones de iva de clientes en el mes sustituído y cuando intente meterlas como ajuste a los creditos fiscales (casilla 38) me dijo, no pajarita, hasta la concurrencia de los créditos del mes. Una locura.

    • Miguel Mileo Post authorReply

      Corregir estos entuertos siempre es algo complejo Marvillanet, cuando se trata de retenciones hay que tener mucho mas cuidado, gracias por leer!

  20. Wilmer Castillo Reply

    Excelente Licdo. Sus lecturas son muy buenas.. Muy acordes con la realidad del día a día.. Creo que todo el que lo lee se siente identificado (por lo menos yo si jaja)

  21. Héctor Arturo Specht Sánchez Reply

    Miguel te felicito por tu constante aporte, estoy agradecido contigo porque has contribuido con el ejercicio de la profesión. Casualmente ayer me equivoqué por estar de rápido y no declare los retenciones de IVA, pero vino a mi mente las casillas de ajuste. Ya tengo todos los recordatorios posibles para enmendar el error y a preparar la nota revelatoria de ese detalle. Gracias nuevamente.

    • Miguel Mileo Post authorReply

      Gracias por tu comentario Hector, debes tener en cuenta que las equivocaciones en retenciones son aun mas complejas de resolver que las referidas a débitos y créditos fiscales, al final la contabilidad será siempre la guía donde todo debe quedar con el saldo correcto.

      • Rosa Virginia Mora Reply

        Excelente todos sus articulos que siempre nos despejan dudas en el desenvolvimiento de nuestra profesión. Muy agradecida. Con respecto a la congruencia absoluta que menciona en el punto 3 que debe existir entre Libros compra-venta, Forma 30 y Contabilidad, me surge una duda antes en el período pre-operativo se iban acumulando las facturas de gastos-compras hasta que se emitiera la primera factura para declararlas y aprovechar los créditos Fiscales. Es correcto que se fueran contabilizando en el libro diario dichos gastos con sus respectivos CF en los meses que se fuesen dando según las fechas de las facturas aún cuando los mismos se declararan posteriormente, momento en el cual se registraban en el libro de compras y se declaraban?

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