Si de algo debemos sentirnos “bendecidos y afortunados” los profesionales de esta era, es de los grandes avances tecnológicos y de estar viviendo justamente en un mundo donde con un click puedes tener acceso a cualquier cantidad de información a través de redes digitales donde no pareciera haber límites.

Esto sin lugar a dudas tiene un gran impacto en la forma en que se prestan una gran cantidad de servicios profesionales, sería impensable ejercer en particular la Contaduría Pública sin una conexión a Internet o sin una dirección de correo electrónico, por poner un par de ejemplos obvios. El asunto es que a pesar de usar tecnología de avanzada en comparación con el siglo pasado y de aprovechar la inmediatez de estos canales digitales, lo cierto es que muchos de nosotros no le sacamos el jugo a distintas herramientas que están al alcance de un click tal como señale antes.

¿Cómo me enteré de la existencia de Dropbox?

A pesar de que soy una persona joven, soy de los que aún se sorprende con el uso que podemos darle a ciertas aplicaciones ofrecidas en línea, aun en sus versiones gratuitas. Una de estas es el conocido Dropbox, el cual es definido en Wikipedia de la siguiente manera:

“Servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros usuarios y con tabletas móviles”

Si me preguntas a mí, se puede traducir en compartir carpetas con usuarios ajenos a mi equipo de trabajo, idealmente clientes, con la finalidad de que esas carpetas compartidas se conviertan en depósitos de información comunes entre mi cliente y mi Oficinita Contable.

¿Qué beneficios puede traer llevar una Contabilidad en Dropbox?

Es claro que no estoy descubriendo el continente perdido ni que este blog se fundamenta en avances tecnológicos ni soy el presentador de “Clix” en la censurada CNN (Venezuela). Pero a pesar de esto he notado con cierto asombro como este tipo de herramienta no es muy usada para prestar servicios profesionales de contabilidad general, dejando de aprovechar diversas ventajas que quiero detallar a lo largo de esta lectura y que pueden mejorar en gran medida tu productividad y la de tu equipo de trabajo.

¿Cómo me percate de los beneficios de Dropbox?

He tenido la fortuna siempre de contar con trabajadores que tienen un manejo muy superior al mío en términos de informática y medios digitales, gente que no se espanta mucho a la hora de instalar paquetes de software y que conocen el significado de distintos términos técnicos en el área, esto en Contadores Públicos de mi edad no es muy común que digamos.

En una ocasión hace algunos años prestábamos servicios de Auditoria Financiera fuera de la ciudad y necesitábamos disponer de este tipo aplicación, en ese momento por recomendación de alguien de mi equipo conocí Dropbox, me pareció muy útil pero no logré en ese momento aterrizar sobre la potencial utilidad de compartirlo directamente con el cliente con distintos propósitos. Ni me pasaba por la cabeza llevar una Contabilidad en Dropbox.

Gerencia a Distancia

Para esa misma época mi trabajo como facilitador técnico aumentó exponencialmente, tuve la oportunidad de viajar por todo el país llevando mis paquetes de adiestramiento y disfrutando de lo que es una de mis grandes pasiones, enseñar. En ese momento el Dropbox seguía siendo un instrumento clave para mí y la manera en que podía intercambiar información con mi equipo de trabajo a distancia, se hizo común en nuestras oficinas la frase “Búscalo en el Dropbox”.

Te confieso que para ese momento el trabajo como facilitador de cursos era tremendamente absorbente, pasé muchas horas de espera en aeropuertos y compartí con muchos grupos de participantes en lapsos reducidos de tiempo, desde los amables y educados andinos, pasando por los hilarantes zulianos y como olvidar los grandes grupos en Puerto La Cruz de la mano de mi amigo Balmore Rosales.

Problemas en el Paraíso

Lo comentado anteriormente fue definitivamente fantástico y rentable para mí, pero gerenciar grupos de profesionales (Mi oficina) y manejar clientes a distancia, mientras ofrecía adiestramiento de ocho a diez horas al día empezó a socavar mi liderazgo, lo cual no duró mucho en traer problemas en mi conglomerado de servicios profesionales (Así me gusta llamarle a mi Oficinita Contable).

No quiero aburrirte con los entretelones y capítulos de novela sobre la situación narrada, en poco tiempo había perdido piezas clave de mi equipo y en la división de Contabilidad General quise hacer una reestructuración drástica que hizo que de la noche a la mañana no tuviese ni un analista encargado ni tan siquiera de “Cargar facturas al Galac”.

Emergencia en la Oficina

Esta reestructuración apresurada (Hoy no me arrepiento), me encontró un día a la 01:00 am teniendo que imprimir cualquier cantidad de libros especiales de compra y venta, muchas declaraciones, otros tantos resúmenes y con la necesidad de armar “Valijas de Contabilidad” que son la sangre del negocio (Facturación incluida). A pesar de que podía perfectamente hacerlo, me di cuenta que no conocía ya la operatividad de forma detallada.

Había clientes cuyos libros se imprimían de una manera, en diferentes impresoras y tipos de papel,  otros con estructuras diferentes y cada quien parecía tener alguna particularidad capaz de robarme toda la madrugada. Con el hecho traumático de que igual tenia clientes de asesoramiento, auditoria, otros equipos de trabajo esperando instrucciones y unas cuantas conferencias por preparar.

Dropbox Salvador

Es entonces cuando recordé al fulano Dropbox que frecuentemente usaba con el resto del equipo y solo para efectos internos. Un flujo de oxigeno subió a grandes velocidades a mi cerebro y surgió esta frase:

Servicio Contable basado en Dropbox o Contabilidad en Dropbox

 

Minutos después la idea parecía tomar forma, aunque no sabía si al amanecer todo se iba a tratar del delirio de un líder que se sentía derrotado y a punto de colapsar. El hecho es que por cada cliente de Contabilidad General (Una treintena en total) debía compartir una Carpeta de DropBox, la cual a su vez disponía de ocho (08) subcarpetas con capacidad para cargar todos los detalles cualitativos y operativos de mis respectivos clientes.

En ese momento se me ocurrió algo como lo siguiente:

En medio de los últimos hits de OASIS sonando en You Tube fui creando carpetas, subcarpetas y aun más carpetas. La idea era sustituir por completo esta “Valija de Contabilidad”, si acaso desde nuestras oficinas lo que íbamos era a devolver con el mensajero los documentos que nos habían hecho llegar días antes y todo lo demás era “En Digital”, pero cuidado, no en un rudimentario y escurridizo correo electrónico, sino en una carpeta compartida de DropBox que parecía haber sido sistemáticamente estructurada con la planificación de unos Auditores Finlandeses.

Por ejemplo la Carpeta de Impuesto al Valor Agregado se subdividió de la siguiente manera: 

¿Qué ha sucedido un año después?

El esquema pasó de ser PROVISIONAL a PERMANENTE, la Contabilidad en Dropbox ha sustituido por completo a la “Valija de Contabilidad” y algunos clientes de Contabilidad General que conocen aún menos de estas aplicaciones te ven como el primer Contador en la NASA, cosa que puede generar carcajadas en cualquier informático o en los fanáticos de CLIX en CNN. Increíblemente también lo hemos aplicado para clientes de asesoramiento y ha sido un rotundo éxito.

Ejemplo de contenido de subcarpeta “Declaraciones IVA 2016”

Ahora bien, esta metodología de trabajo fue aplicada en mi caso de manera inevitablemente atropellada, teniendo que hacer muchas llamadas telefónicas y vendiendo el asunto tipo representante de ollas Rena Ware en una que otra reunión,  donde explicaba las bondades de la herramienta y como la empresa iba a tener disposición inmediata de toda su información en formato digital, es decir, los dotes de persuasión aprendidos en adiestramiento los apliqué al máximo en el operativo “Migrando a Contabilidad en Dropbox”.

¿Qué ventaja tienes tu? Lo puedes hacer de forma mas planificada y sacándole el jugo al máximo.

Justamente para eso te quiero dar las 5 Claves para una transición exitosa:

Clave 1: El Cambio hay que saber venderlo

El que trabaja con contabilidades generales y tenencia de libros contables sabe lo tedioso que puede resultar la preparación de estos expedientes mensuales, ya sea en modalidad “sobres de manila” o “carpetas maikas”. Imagina prestar el servicio sin necesidad de imprimir libros especiales de compra y venta, resumen de IVA, Forma 30, certificado emitido por el portal fiscal, comprobante de pago de forma 30, balance de comprobación, entre otros documentos.

Suena muy bien, el problema es que del otro lado tendrás inicialmente a alguien incrédulo que preguntará:

“¿Y entonces que me vas a mandar?”

Acá será importantísimo señalar que se van a manejar carpetas compartidas donde el cliente tendrá toda su información almacenada de forma permanente, en formato digital, con la ventaja de no tener que esperar valijas que lo conduzcan a cumplir con lo dispuesto por el SENIAT y con la tranquilidad de que allí mismo en su propia computadora reposa todo lo necesario para ser feliz y pagar nuestros honorarios aun con mas felicidad y rapidez.

Es obvio que deben ser manifestadas las ventajas para el cliente, que no son pocas, teniendo solo en contra el hecho de que debe imprimir opcionalmente lo que necesite, y solo ese y nada mas que ese sería el precio de incorporarse a este esquema tecnológico de servicio contable o contabilidad en dropbox.

Clave 2: Debes Generar Reglas

Debes crear reglas para el cliente, por ejemplo, cuando le corresponda a dicho cliente subir archivos, por ejemplo, un archivo plano o “txt” para retenciones de IVA generado por su software A2 administrativo y procesado por nosotros con la finalidad de llegar a la declaración de retenciones de IVA, tendremos que indicarle las carpetas que deben ser usadas, si no se crean reglas básicas puede ser caótico el asunto.

El cliente siempre subirá la información sin tener el mismo cuidado que nosotros, por eso irremediablemente será necesario que se note el orden y nomenclatura en los nombres de los archivos y que cada cosa se guarda en su lugar. Al principio puede ser un poco frustrante porque el cliente afirmará que no consigue nada, pero luego se alcanzan resultados fenomenales en el intercambio de información.

Tu equipo de trabajo debe formar parte del cambio y ni de chiste complacer al cliente con un autodestructivo “Mandalo al correo y yo te lo pongo en el Dropbox”, no estaríamos haciendo nada, aquí por el bien de nuestra salud mental debemos ser estrictos.

Clave 3:  Debes aplicarlo para cualquier servicio y ganar tiempo

Supongamos que prestas otros tipos de servicio al mismo cliente, ejemplo, declaración trimestral de RNET, el mismo Dropbox te sirve para que subas los archivos correspondientes, puede funcionar para cualquier servicio que genere un archivo digital o que puedas convertir en digital (Todo).

La idea es entonces que adoptes el Dropbox para todo tu repertorio de servicios y que lo conviertas en un canal de comunicación que sustituya a los correos electrónicos con adjunto, estarás de acuerdo conmigo en que mas allá de las ventajas citadas antes es mucho más elegante decir: “Te lo subí a la carpeta correspondiente en Dropbox” a decir “Te lo mande por email”

Otra de las ventajas de este esquema es que es una herramienta verdaderamente sencilla de instalar (Yo lo puedo hacer sin ninguna ayuda) y que luego de instalada se encuentra perennemente en el escritorio de cualquier PC y también posee app para smartphones, en caso que el cliente así lo requiera.

Clave 4: Deslumbrar a Clientes Nuevos

Al cliente nuevo no hace falta persuadirlo, sencillamente el Dropbox forma parte de nuestros “Canales de Comunicación obligatorios”, con la única limitante que el cliente no disponga de Internet, en cuyo caso no hay mucho que hacer sino trabajar a la “antigüita”.

De resto, el cliente nuevo aceptará por completo nuestras condiciones que adicionalmente le parecerán adaptadas a los tiempos actuales y eso es muy positivo para nosotros como profesionales.

Clave 5: El Ahorro vale la pena y hacemos un aporte Ecológico

Ya esta conclusión te debió llegar a la mente más temprano en la lectura, adicional al tiempo que podemos emplear en otras asignaciones útiles en lugar de confeccionar la dichosa valija mensual, se ahorra dinero,

¿Cuántas resmas de papel se pueden llegar a emplear en el servicio contable anualmente? ¿Cuál es el precio de un toner de impresora en Venezuela?

Entonces estarás de acuerdo conmigo en que ganas tiempo pero adicionalmente ahorras dinero y eso en la época actual cae muy bien.

Conclusión

Moderniza tu negocio, no esperes que se presenten emergencias o crisis para aplicar un poco de creatividad, identifica en cada herramienta tecnológica su aplicabilidad en el ejercicio profesional, algunos me dirán, “Miguel, el problema con la Contabilidad en Dropbox es que el cliente sin querer puede borrar toda la información”, a lo cual debo responder que con una política de respaldo efectiva evitamos por completo ese riesgo.

Si tienes algo que comentar no pierdas tiempo y hazme saber tu opinión sobre esta Lectura.

Lcdo. Miguel Mileo.