5 Claves para LLEVAR CONTABILIDADES con ÉXITO

Es muy difícil avanzar en cualquier tipo de NEGOCIO cuando no tenemos claro como funciona y somos victimas de creencias totalmente erradas sobre su DESARROLLO.

En esta oportunidad quiero transmitirte mis experiencias en un tipo de servicio que puede resultar INGRATO para algunos pero MUY RENTABLE para otros.

Lo positivo y lo negativo de lo que estas a punto de leer lo he vivido yo en carne propia.

Discutí una y mil veces estas herramientas con mi equipo de trabajo y diseñamos una forma muy inteligente de prestar el servicio tradicional de un Contador Externo.

Espero te sirva de Guía para reorientar algunos conceptos y ratificar otros. 

¡Es hora de HACER TEMBLAR las PAREDES!

Buena parte de nosotros empezó su carrera dando tumbos en el LIBRE EJERCICIO de la PROFESIÓN.

En esos momentos usualmente se combinaba con un EMPLEO TRADICIONAL o sencillamente nos lanzabamos al vacío sin saber mucho en que nos estábamos metiendo.

Son etapas de mucho aprendizaje.

El servicio que ofrecemos muchos en dicha etapa es  "Llevar CONTABILIDADES", cuyo nombre debería ser SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD.

Ese es nuestro SERVICIO BASE y se encuentra adherido de forma indeleble al SERVICIO de DECLARACIÓN DE IMPUESTOS NACIONALES.

Rápidamente podemos verlo así: 

SERVICIO BASE = (CONTABILIDAD + IMPUESTOS NACIONALES)

El SERVICIO BASE trae consigo un montón de SERVICIOS COLATERALES.

¿Con qué se come eso?

Aquellos que se desprenden del SERVICIO BASE pero se cobran por separado, esto en razón  de no tener la misma frecuencia, de obedecer a situaciones particulares o temporada especiales. 

Se me ocurre como ejemplo los trámites en registros mercantiles, gestiones laborales, declaraciones de contribuciones parafiscales, gestiones municipales y cuanta cosa se le ocurra a Maduro anunciar vía TikTok bailando Salsa Brava.

Del SERVICIO BASE al CAOS

Lo cierto es que no pasa mucho tiempo cuando ya estas metido en cuanto servicio existe.

Trabajando largas horas sin una estrategia clara, abusando de tu capacidad de respuesta y sin saber decir NO a nada ni a nadie.

Trabajando para ganar DINERO pero no para generar PROSPERIDAD.

Si a esto le agregas que en Venezuela no basta con tener un titulo universitario sino que para "ser alguien" hay que ser Magister o Doctor, pues la carga a la que te sometes no es poca ya que tienes que seguir ESTUDIANDO. 

Amanece un día y no quieres ni responder el teléfono porque tienes trabajos atrasados con todo mundo.

Tu labor "Llevando Contabilidades" que es tu SERVICIO BASE se encuentra totalmente atrasada.

El mal servicio genera relaciones muy tensas con tus clientes y no puede faltar la queja por la "falta de ética"  de tus competidores que cobran honorarios muy bajos.

¡Cuanto has sufrido amiga bella!  

¿Quieres un NEGOCIO o quieres DRAMA?

Lo que te he narrado antes ha sido la realidad de muchos profesionales de la Contaduría Pública.

Buscamos UN MILLÓN DE CULPABLES para justificar ese colapso al que hemos llegado.

La realidad se parece más al verso de la canción de Arjona:  "Si hay un CULPABLE aquí fuiste tú"...

Así que mejor dejamos el DRAMA. 

Estimo que el principal error que cometemos en nuestros primeros años (Algunos durante toda su carrera), es no ver nuestra profesión como un NEGOCIO.  

¡De eso se trata! 

Un negocio al que debemos buscarle el MAYOR NIVEL DE RENTABILIDAD.

Y si para ti manejar un NEGOCIO es comprometer tu TIEMPO tres o cuatro veces más de lo que deberías, no tener claro a quien va dirigido tu servicio y entrarle a cualquier cosa sin saber siquiera cual es tu ganancia... 

¡Eso no es un NEGOCIO!

El tema es que nadie nos enseñó a dirigir un NEGOCIO DE SERVICIOS PROFESIONALES.

Tuvimos EXCELENTES PROFESORES y algunos ególatras insoportables (Profesionales con mucho MIEDO en el fondo), pero nunca nos advirtieron sobre esto.

Debió existir como mínimo una asignatura electiva llamada "Montando tu Taguara de Servicios".

Es posible que en la actualidad exista alguna pero en mi época no aparecía por ninguna parte...

Todo era ROMÁNTICO...

Un futuro de prosperidad estaba garantizado solo con ir a comprar (En cuotas) tu anillo de graduación y lucirlo frente a tus familiares iletrados el 31 de Diciembre de cada año.

DESPERTASTE y nada de eso ocurrió... ¡Te lo tienes que ganar a pulso!

¿Cómo hacerlo? Aplicando ESTRATEGIAS de NEGOCIOS en tu oferta de SERVICIOS PROFESIONALES...

¡Wow! Y cuando lo digo suena como una genialidad, pero la verdad es que tiene mucha lógica y se logra con relativa rapidez si eres PERSISTENTE.

¡Olvida el ROMANCE! Porque vas a terminar en DRAMA.

El NEGOCIO del SERVICIO EXTERNO de CONTABILIDAD

Si estas leyendo este post es porque quizás sientes algún desgaste al "LLEVAR CONTABILIDADES".

Sea cual fuere tu síntoma debo decirte que el NEGOCIO de SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD puede ser MUY RENTABLE.

Es posible que te encuentres decepcionado de forma injusta sin saber realmente de qué se trata este tipo de servicio.

Lo IRÓNICO es que tuvimos una amplia formación técnica CONTABLE.

Pero nos cuesta mucho llevar esa técnica a una VISIÓN DE NEGOCIOS y PROSPERIDAD al hacerlo por cuenta propia.

A mi modo de ver "Llevar Contabilidades" puede ser ALTAMENTE RENTABLE solo si te orientas  a desarrollar CINCO CLAVES.

Veamos cuales son:

CLAVE 1: Entender que se orienta a UN SOLO SECTOR

¿A que me refiero con esto?

Debes estar de acuerdo conmigo en que el SERVICIO EXTERNO de CONTABILIDAD se presta mayormente a CLIENTES de GAMA BAJA.

¿Qué cosa es de GAMA BAJA?

Clientes no muy evolucionados en términos de procesos administrativos.

Tampoco se distinguen mucho por invertir en tecnología y como si fuera poco lo anterior, frecuentemente el capital humano que tienen a su cargo es de bajo perfil técnico.

En general, negocios con comportamientos muy artesanales.

Lo que algunos llaman de forma cotidiana y odiosa "Una pulperia", o "Una bodega", o "Una taguarita".

¡CUIDADO!

Muchos negocios de este tipo son altamente rentables y sus dueños excelentes personas en general.

No es algo peyorativo lo que digo...

Un CLIENTE de GAMA BAJA es aquel que reúne las características mencionadas, es decir, solo es una categoría más de cliente, con sus pros y contras. 

Esta categoría posee un bajo nivel de procesos administrativos, baja inversión en tecnología y bajo nivel técnico de su capital humano.

Si de casualidad estas ofreciendo SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD a clientes que no poseen DOS de estas TRES LIMITANTES, posiblemente estas perdiendo la oportunidad de tenerlos como clientes de CONSULTORÍA PERMANENTE, pero eso lo dejamos para otro artículo.

CLIENTE de GAMA BAJA es aquel que no podría ni de milagro gestionar adecuadamente su INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA/CONTABLE. 

CLAVE 2: Es RENTABLE solo con VOLUMEN

Es evidente que no obtendrás ALTA RENTABILIDAD en tu negocio si manejas solo SEIS CLIENTES (06) de GAMA BAJA. 

Pero todo cambia si te digo que son TREINTA y CINCO (35), o CIEN (100)...

Estoy seguro que empezaste a sacar cuentas.

Pero antes de MULTIPLICAR debes ENTENDER que no puedes atender TREINTA y CINCO (35) clientes con los mismos RECURSOS con que atiendes SEIS (06), es decir, ÚNICAMENTE TÚ y tus hojas de cálculo de EXCEL.

¿A qué me refiero con RECURSOS?

Esencialmente TIEMPO, el tuyo y el del capital humano de tu negocio, si aun no tienes gente apoyándote, pues TU TIEMPO se convierte en un RECURSO IMPRESCINDIBLE.

Otros RECURSOS son los insumos que necesitas para prestar el SERVICIO con ALTOS NIVELES de CALIDAD que te conduzcan a la FIDELIZACIÓN del cliente.

En CONCLUSIÓN, si no te gusta la idea del VOLUMEN quizás debas orientarte al SERVICIO DE CONSULTORÍA PERMANENTE.

Ir por la vida con pocos clientes de SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD sin planificar VOLUMEN es un camino muy empedrado. 

CLAVE 3: Volumen es IGUAL a SOFTWARE

Microsoft Excel es una maravilla...

Pero pensar que puedes usarlo en un 100% y con VOLUMEN de clientes en el SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD me parece algo muy cándido de tu parte.

El problema con el profesional en LIBRE EJERCICIO que trabaja con CLIENTES de GAMA BAJA es que espera a tener VOLUMEN para luego hacerse de las herramientas necesarias. 

¡Funciona al revés!

Una parte de la GANANCIA de tu NEGOCIO de SERVICIOS PROFESIONALES debe siempre invertirse en la TECNOLOGÍA necesaria para aterrizar preparado en la siguiente etapa.

Y si trabajas con SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD no te puede faltar un SOFTWARE que permita la OPTIMIZACIÓN de los procesos internos de tu NEGOCIO.

Puedes estar pensando que esa INVERSIÓN no resulta IMPRESCINDIBLE, es cierto...

Pero no es menos cierto que hay  SOFTWARE para todos los presupuestos.

Los que ya han adquirido este tipo de herramienta tecnológica saben que es como empezar a vivir en otro mundo.

No es una decisión sencilla.

Como todo en la vida las opciones de mayor calidad son más costosas, pero eso no quiere decir que no existan opciones altamente funcionales que puedas costear hoy.

Ten PRESENTE que no necesitas la herramienta más sofisticada, necesitas crear un protocolo de trabajo que te ayude a OPTIMIZAR RECURSOS.

¡Haz la prueba y prepárate para CRECER! 

CLAVE 4: Aplica la "FILOSOFÍA de FACTORÍA"

Esto debe hacerse en cualquier tipo de SERVICIO que estés ofreciendo en tu NEGOCIO.

Pero como estamos hablando del SERVICIO BASE que se encuentra conformado por "Llevar la Contabilidad"  y las Declaraciones de Impuestos Nacionales lo abordaré desde ese enfoque.

Debes desarmar ese SERVICIO BASE en los distintos procesos o tareas que se requieren para ejecutar dicho servicio.

Ejemplo: SERVICIO CONTABLE EXTERNO + DECLARACIONES

Procesos o Tareas: Carga de facturas en Software, Cierre contable del mes, Elaboración de Declaración de IVA, Procesamiento de Archivo de Retenciones, Análisis de partidas fiscales y pare usted de contar. 

Luego elabora un listado que debes separar en distintos "ESLABONES" de producción como si se tratase de una fábrica produciendo SERVICIOS PROFESIONALES.

Cada ESLABÓN contiene distintos PROCESOS o TAREAS.

Más importante aún, cada ESLABÓN consume RECURSOS, por ejemplo, el traslado de documentos físicamente (De ser el caso).

Sigo con el ejemplo,  puede requerir una INVERSIÓN de TIEMPO de tu parte el recoger dichos documentos en la sede del cliente, o un gasto si haces pagos a MENSAJEROS, o más TIEMPO si hay retrasos en el envío por parte del cliente. 

Una vez llegan los documentos a tu oficina arranca otro ESLABÓN que consume recursos como el SOFTWARE, INTERNET, PAPEL, etc.

En cada ESLABÓN se consume TIEMPO que según debes recordar es el insumo mas preciado de toda la cadena.

El TIEMPO que inviertes tú y el que invierte tu equipo de trabajo AHORA DEBE CUANTIFICARSE para tener un aproximado de CUANTOS CLIENTES de GAMA BAJA tolera en promedio un SER HUMANO en cuanto a procesamiento. 

Esto te permite luego CATEGORIZAR CLIENTES según consuman RECURSOS, según PUNTUALIDAD de PAGO y CUANTÍA DE HONORARIOS. 

Algunos consumen la CANTIDAD DE RECURSOS estándar de forma recurrente y otros sencillamente son un DOLOR DE CABEZA que deben ser reemplazados en tu cartera de clientes cuando las condiciones lo permitan.

La EXPERIENCIA te va a dar más sapiencia construyendo ESLABONES.

Y esto a su vez te permitirá conocer el COSTO DE TU SERVICIO QUE A SU VEZ TE CONDUCIRÁ A DEFINIR HONORARIOS.

​Nuestro más grande error es NO SABER CUAL ES EL COSTO DE EJECUCIÓN DE NUESTROS SERVICIOS.

¿Qué ocurre en la REALIDAD?

Analicemos que ocurre con frecuencia...

Eres un PROFESIONAL ROMÁNTICO... empiezas a captar CLIENTES de GAMA BAJA de forma consistente y de repente te conviertes en Maria la del Barrio (Siempre estuve enamorado secretamente de Thalia).

Vives una novela donde no tienes claro cuanto tiempo te tomara cada ESLABÓN.

Te inundas de emergencias, con el carro lleno de papeles y carpetas, varias llamadas perdidas de "Clientes Intensos" porque adicionalmente tú te encargas de todos los SERVICIOS COLATERALES y vives dizque "Pateando calle". 

Te mantienes en una eterna urgencia apagando fuegos y cuando se te presenta una crisis personal como a cualquier ser humano, pues entras en un colapso nervioso.

Así se siente Maria la del Barrio, con un hijo perdido, con la noticia de que el esposo es realmente su hermano y de paso condenada a una silla de ruedas.

Esta metáfora es igual a CRECER DESORDENADAMENTE sin cuidar PAUTAS DE BUEN SERVICIO, sin cuantificar tu CAPACIDAD DE RESPUESTA y encargándote de GESTIONES que perfectamente puedes TERCERIZAR. 

¡Eso si!  

Aunque no tienes tiempo para nada ya estas lista para el nuevo Diplomado porque antes muerta que sencilla...

Lo cual te conduce frecuentemente a una gran frustración porque mucho de lo que aprendes no tiene nada que ver con el CLIENTE de GAMA BAJA (Tu mercado actual).

En algún momento de nuestra carrera experimentamos este momento tipo "¿Qué estoy haciendo con mi vida Cristo bendito? "

Y pasas por fin de tener una VISIÓN ROMÁNTICA a tener una VISIÓN DE NEGOCIOS.

Ya no eres Maria la del Barrio...

¡Ahora quieres aprender a JUGAR el JUEGO y quieres venganza!

Clave 5: Ejecuta COLATERALES sin perder FIDELIZACIÓN

 Ya tienes CLARO que tu SERVICIO BASE es el SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD y que lo ofreces para CLIENTES de GAMA BAJA.

¡Perfecto! 

Ya tienes un BORRADOR de cada ESLABÓN del servicio y estas CUANTIFICANDO los RECURSOS estándar que se consumen para la ejecución con tus Honorarios según categorías de cliente.

Ahora debes hacer una LISTA con todos los SERVICIOS COLATERALES.

¿Otra vez? ¿Con qué se come eso?

Son servicios puntuales que no están incluidos en tu OFERTA DE SERVICIO BASE pero que perfectamente se pueden coordinar desde tu negocio.

La CLAVE es ejecutarlos SIN CONSUMIR RECURSOS IMPORTANTES DE TU NEGOCIO en razón de que aplicas estrategias de TERCERIZACIÓN con otros profesionales independientes.

Ejemplo:

Todo el trámite que se hace ante el fisco municipal a inicios de año.

Este tipo de SERVICIO se desprende del SERVICIO BASE, entonces es COLATERAL, pero consume RECURSOS IMPORTANTES SI TE OCUPAS TÚ MISMO...

Y cuando CONSUME RECURSOS IMPORTANTES, sobre todo TIEMPO, el SERVICIO BASE disminuirá en CALIDAD.

Esto empieza a generar RETRASOS y muchas veces malestar en tu clientela... pierdes NIVEL de FIDELIZACIÓN ya que no estimulas el INTERÉS del CLIENTE.

Tener al CLIENTE FIDELIZADO es TRASCENDENTAL para cobrar HONORARIOS DECENTES, tanto en cantidad como en puntualidad de pago.

El Arte de TERCERIZAR

Tercerizar es como agregar MANO DE OBRA EXTERNA para la ejecución del SERVICIO COLATERAL denominado "IMPUESTO A LAS ACTIVIDADES ECONÓMICAS" (Recuerda el Ejemplo).

Ahora te corresponde completar la lista de SERVICIOS COLATERALES agregando TERCEROS que nos apoyan en la ejecución. 

Hablo de gestores, abogados, otros Contadores/Administradores, cuñados pobres y cuanta persona pueda ejecutar tus SERVICIOS COLATERALES sin CONSUMIR RECURSOS de tu NEGOCIO.

Recuerda que esos RECURSOS son SAGRADOS para tu SERVICIO BASE y para la FIDELIZACIÓN. 

Y de inmediato te llega al pensamiento la siguiente reflexión: "¡Pero así voy a ganar MENOS DINERO!"

Ganas MENOS DINERO, pero creces en PROSPERIDAD, dado que obtienes HONORARIOS sin consumir prácticamente NINGÚN RECURSO, solo vas a monitorear TIEMPOS y CALIDAD.

Siendo así, cuando estés prestando tu SERVICIO BASE con alta calidad y CLIENTES ALTAMENTE FIDELIZADOS, el SERVICIO COLATERAL se hace igual ALTAMENTE RENTABLE.

Empiezas a sacar el jugo de tu MARCA PROFESIONAL y dejas atrás a María la del Barrio...

Llegará el momento en que tú y tu equipo sean expertos en TERCERIZAR SERVICIOS COLATERALES.

Conclusión

Muchos de nosotros caímos en el SERVICIO EXTERNO DE CONTABILIDAD sin saber muy bien de que se trataba.

Esto con mucha frecuencia condujo a un CRECIMIENTO DESORDENADO que a su vez llevó al SOBRECOMPROMISO en altas dósis.

¡Nunca terminó bien!

Es tiempo de REORGANIZAR  y PLANIFICAR, las CINCO CLAVES planteadas te pueden llevar a un mejor dominio de tu EJERCICIO PROFESIONAL y que cada vez se parezca más a un NEGOCIO DE SERVICIOS PROFESIONALES.

En ese NEGOCIO debe existir un nivel mínimo de INVERSIÓN en TECNOLOGÍA, CUANTIFICACIÓN de RECURSOS, alto enfoque en la ejecución del SERVICIO BASE, TERCERIZACIÓN de COLATERALES y CALIDAD de SERVICIO orientada a la FIDELIZACIÓN. 

En ese momento empiezas a ser COMPETITIVO y dejas el DRAMA atrás.

No hay PROFESIONALISMO sin CONOCIMIENTO...