Cada vez que disfruto de invertir tiempo intercambiado criterios técnicos en escenarios de "social media" como le llaman hoy por hoy.

Cuando lo hago me logro percatar de ciertas tendencias en las discusiones que se repiten de forma indesmayable y que en ocasiones tienden a aburrir al más animado.

El tema con las Notas de Crédito es siempre recurrente, justamente por eso he decidido escribir sobre una situación frecuente y que debemos atender de forma muy precisa.

¡Manos a la obra!

El caso frecuentemente se plantea palabras más palabras menos así:


"Recibí una factura de mi proveedor que seguidamente incluí en la declaración de IVA y en mi libro especial de compras, un mes después el proveedor me pide la factura porque anuló su ejemplar y hasta emitió otra, ¿Eso es legal?"


Esta situación tan frecuente trae consigo un montón de criterios, recomendaciones y hasta improperios endosados a nombre del proveedor.

La mayoría de los criterios contienen aristas muy interesantes y discutibles pero como lamentablemente se estila en nuestra área de trabajo, muy pocos se hallan sustentados con algún halo de asidero legal.

Justamente por esa escasez de abrigo normativo en las opiniones y por lo recurrente de este tipo de suceso tengo la intención de emitir el tratamiento que a mi modo de ver sería adecuado.

​1. Base Legal en este caso... 


El procedimiento usualmente recomendado por algunos se traduce en la exigencia de una nota de crédito, a nivel de Forma 30 un registro en “Ajuste a los Créditos Fiscales” y hasta de declaraciones sustitutivas se llega a especular.

La realidad es que esta anulación unilateral por parte del proveedor no es más que una actitud irresponsable, ausente de seriedad y que muchas veces obedece a un desconocimiento total de la normativa vigente y quien sabe a que otras intenciones, tomando en cuenta que esta anulación disminuye la cuota tributaria del mes del proveedor.


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Cabe destacar que ante este tipo de situaciones debe prelar el juicio técnico, es indudable que una operación comercial puede tener perfectamente un ajuste, parcial o total, pero muchas veces las pretensiones del proveedor rayan en el abuso.

Lo primero que debemos hacer es dejar la complacencia y actuar con criterio profesional. El Artículo 58 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (Reforma 2014) es revelador y cita lo siguiente:

Ley de IVA (Reforma 2014)

Cuando con posterioridad a la facturación se produjeren devoluciones de bienes muebles, envases, depósitos, o se dejen sin efecto operaciones efectuadas, los contribuyentes vendedores y prestadores de servicios deberán expedir nuevas facturas o emitir notas de crédito o débito modificadoras de las facturas originalmente emitidas.

Y este es un dispositivo que debe dar paso al análisis.

2. Anulación de Facturas o Notas de Crédito 


Legalmente se presenta una disyuntiva que puede trasladarse a la emisión de una nota de crédito por parte del vendedor o a la emisión de “nuevas facturas”.

A mi juicio la emisión de “nuevas facturas” solo puede materializarse cuando se va a sustituir un documento (Factura) emitido en el mismo periodo imponible, es decir, en el mismo mes.

Me atribuyo esta aseveración porque si existe un periodo imponible de diferencia en medio de la factura sustituida y la factura nueva, las dificultades no se harán esperar, adicionalmente me apoyo en el Reglamento de la Ley de Impuesto al Agregado (1999) que señala lo siguiente en su Artículo 11:

Reglamento de la Ley de IVA (1999)

“Cuando se emitan facturas sustitutivas, se deberá consignar en el Libro de Ventas, en la misma columna donde se registró el monto de la factura anulada, el correspondiente monto de la factura sustitutiva, registrándose asimismo como cantidad por sustraer, el de la factura anulada.”

El dispositivo señalado me permite concluir que si nos vamos por la opción de emitir nuevas facturas, las mismas deben generarse en el mismo mes de las sustituidas.

De igual forma esto nos conduce a negarnos por completo ante la osadía del proveedor de solicitar nuevamente una factura del mes anterior basándose en que la anuló y emitió otra en el presente mes, eso simplemente es INACEPTABLE.

3. ¿Debo hacer un AJUSTE A LOS CRÉDITOS FISCALES en la Forma 30?


En medio de la confusión que generan este tipo de situaciones para el profesional que no se ha zambullido en las profundidades de la normativa, aparece una voz salvadora que le susurra al oído:


“Haz un ajuste a los créditos fiscales, devuelve la factura y resuelto el problema”


Es de vital importancia a estas alturas reconocer que alrededor de la palabra “Ajuste” en términos de Impuesto al Valor Agregado debemos discutir dos situaciones en particular que se encuentran íntimamente ligadas a la problemática planteada.

Primeramente, la nota de crédito en sí misma es la consecuencia de un ajuste, un ajuste a la base imponible producto de una devolución o de un descuento condicionado, como es el denominado “pronto pago”.

El mencionado ajuste a la base imponible generador de notas de crédito no debe confundirse con la situación que quedó por plantear.

La misma es un tipo de ajuste que se muestra en la Forma 30 como “Ajuste a los Débitos Fiscales” para el caso de las ventas o “Ajustes a los Créditos Fiscales” en el caso de las compras y que no tiene nada que ver con la base imponible.

Estamos pues, en la obligación de relacionar estos últimos con la corrección de errores, cálculos mal elaborados e incongruencias en general que necesiten conciliarse. Para ello voy citar el Artículo 50 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (Reforma 2014) que indica:

Ley de IVA (Reforma 2014)

Los ajustes que se causen por créditos fiscales deducidos por el contribuyente en montos menores o mayores a los debidos, así como los que se originen por débitos fiscales declarados en montos menores o mayores a los procedentes, siempre que éstos no generen diferencia de impuesto a pagar, se deberán registrar en los libros correspondientes por separado y hasta su concurrencia, en el período de imposición en que se detecten, y se reflejarán en la declaración de dicho período.

A partir del dispositivo citado es que puedo concluir que los recuadros ubicados en la Forma 30 como “Ajustes” son exclusivamente para corregir errores, débitos o créditos fiscales mal calculados, confusiones en alícuotas, entre otros.

De ninguna manera se deben usar en la Forma 30 los recuadros mencionados por operaciones cotidianas que provengan de emisiones de notas de crédito, esto en virtud de que las notas de crédito ya son reconocidas tanto en libros especiales de compra como en libros especiales de ventas (Ver Artículos 75 y 76 del Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado – 1999)

Las Notas de Crédito nada tienen que hacer registradas nuevamente como ajustes en la forma 30. En el Artículo 50 citado arriba es usado el verbo detectar justamente porque lo errores se detectan y al ser detectados deben incluirse en la Forma 30 del mes, solo cuando estos NO generen impuesto a pagar.

Pongan atención a la interesante disyuntiva que subyace de nuevo, una vez que son detectados errores en los débitos fiscales o créditos fiscales declarados en periodos imponibles anteriores, los mismos deben corregirse generando dos posibles situaciones:


PRIMERA: Ajuste a los Débitos/Créditos Fiscales en la Forma 30 del mes donde se detectó el error, siempre que el ajuste no genere impuesto a pagar y mostrados también en libros especiales.

SEGUNDA: Elaborar declaración sustitutiva del periodo imponible objeto de ajuste siempre que el mismo genere como consecuencia impuesto a pagar, esto lo podemos verificar en el último párrafo del mismo Artículo 50, veamos:


Ley de IVA (Reforma 2014)

…Sólo se presentará declaración sustitutiva de los periodos objetos de ajustes, cuando éstos originen una diferencia de impuesto a pagar…

4. El Cliente NO devuelve la Factura


Muchos serán de la opinión que es una frase muy sencilla de vocalizar pero complicada de materializar (Del dicho al hecho hay mucho trecho) en un país donde hay que venerar y postrarse ante cualquier proveedor que posea mercancías disponibles para la venta.

Ya sea nuestra realidad producto de una sempiterna "Guerra Económica" (Versión Gobierno) o por un modelo económico fracasado e inepto, pero nadie en el contexto actual quiere diatribas con proveedores recurrentes por tecnicismos que entorpezcan la actividad comercial.

Más allá de nuestras realidades como país y sus causas, soy de la opinión que ante este tipo de situaciones el cliente receptor de la factura NO debe devolver el documento.

A menos que sea notificado con tiempo dentro del mismo periodo imponible.

De no ser así debe exigir una nota de crédito que deje sin efecto la factura anterior y recibir la nueva factura, ambos documentos (Nota de crédito y factura nueva) van al libro especial de compras en condiciones normales y en sus columnas correspondientes.

Al desarrollarse este procedimiento no hay cabida para el uso del “Ajuste a los Créditos Fiscales” en la forma 30 porque en efecto no se ha detectado ningún error que deba subsanarse.

5. Las Notas de Crédito AJUSTAN operaciones anteriores...No es una ANULACIÓN


Es muy común alrededor de la temática in comento percibir recomendaciones como: hay que anular esa factura con una nota de crédito”, afirmación que considero conceptualmente errada.

Fundamento mi opinión en que la nota de crédito es un documento que soporta el ajuste de una operación, este ajuste puede ser parcial o total.

Considero que al emitirse la nota de crédito la operación inicial se mantiene viva, declarada en Forma 30 por ambos bandos, emisor y receptor.

No encuentro absolutamente ningún sentido a que un contribuyente posea en sus archivos una nota de crédito que se encuentre relacionada con una factura anulada (Entendiendo la anulación como la inutilización de un documento teniendo en nuestro poder todos los ejemplares del mismo).

Lo que sí podría tener archivado como ya se puntualizó, son facturas anuladas y sustituidas en el mismo mes o ante la imposibilidad de ello la emisión de notas de crédito.

Pero la emisión de dicha nota de crédito impide de forma absoluta la anulación de la factura que la generó, ¿Cómo ajustar algo que no existe?. Siendo así y ya entrando en un asunto semántico no se trata de “anular con una nota de crédito”, eso es incongruente, se trata de ajustar de forma total la factura mediante nota de crédito.

6. ¿Y si ya apliqué RETENCIÓN DE IVA?.


Esto es más común de lo que a cualquiera de nosotros nos gustaría, es endemoniadamente cotidiano, el cliente receptor de la factura al llevar a cabo el abono en cuenta como lo señala la Providencia Administrativa 0049 (2013), aplica entonces la retención de IVA.

Al vencerse el periodo correspondiente entera esa detracción al fisco y sigue con su vida normalmente al estilo de la famosa canción “Vivir mi vida la la la…”.

Sorpresivamente al mes siguiente su proveedor le indica mediante llamada telefónica que le devuelva la factura porque la misma fue anulada y con una pertinencia terrorífica se apersona el representante de ventas del mismo proveedor en las oficinas del cliente con la factura nueva y lo que es peor, con la instrucción precisa de la persona que está al teléfono (Todo esto de manera simultánea) de que deben entregarle la “factura vieja”.

Aquí empieza una guerra de comentarios enconados y de competencias para establecer quién sabe más o quien ha ido a preguntar en mayor cantidad de ocasiones al SENIAT.

Lo cierto es que con la retención anterior no puede hacerse nada, la única manera de ajustarla era recibiendo una nota de crédito en el mismo periodo en que fue emitida la factura (Quincena para efectos de retención) y eso no fue precisamente lo que sucedió (Ver Artículo 12 PA 0049).

7. ¿Cómo finaliza el asunto?


Una vez que aplicamos el criterio sustentado en los párrafos anteriores de entrada debe quedar claro que la existencia de una nota de crédito que deje sin efecto la factura anterior es esencial.

Se debe hacer entender al proveedor que el dinero de la retención aplicada no regresará, es más probable que regrese el marinero del muelle de San Blas.

Ese dinero ya se desembolsó y a la factura nueva hay que aplicarle nuevamente la retención de IVA. ¿Quién pagará por ese desembolso?, No me preguntes a mi…

Algunos optan por entablar una especie de ardid o treta matemática a la situación que viene dada por lo siguiente:


Aplicar retención de IVA a la factura nueva y convencer al proveedor de que emita una nota de crédito en la misma quincena de esta última factura para poder ajustar la retención, pero esa nota de crédito debe ser por el mismo valor de la factura antigua ya que es la que le aplican internamente para dejarla sin efecto y que solo sobreviva contablemente la nueva factura que es la que a final de cuentas vale, con una sola retención enterada.


El detalle es que hay riesgo fiscal en esa operación dado que se aplica una nota de crédito a factura distinta a la que la generó y nada que genere riesgo fiscal se puede recomendar, independientemente que sea difícil de detectar.

8. Conclusiones y Recomendaciones


Al final del día, el tratamiento recomendado cuando mi proveedor emite factura nueva en periodo posterior y me solícita la anterior para “anularla”:

PRIMERO: Solicitar Nota de Crédito al proveedor:

Procedimiento contemplado en el Artículo 58 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (Reforma 2014), donde se muestran dos opciones excluyentes entre sí, o se emiten facturas nuevas en el mismo periodo o se generan Notas de Crédito. Esto es también ratificado en el Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (1999) en su Artículo 11.

SEGUNDO: La Factura antigua no se devuelve:

Si recibimos una factura que posteriormente se dejará sin efecto mediante Nota de Crédito de conformidad con el Artículo 58 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (Reforma 2014) vamos a necesitar ambos documentos como elemento demostrativo, carece de toda lógica poseer en mis registros una nota de crédito emitida por proveedor y no poseer la factura ajustada (Independientemente que el ajuste sea total).

TERCERO: No es una operación que genere “Ajustes” en la Forma 30:

El ajuste a los créditos fiscales en Forma 30 queda descartado dado que no se ha detectado ningún error, la nota de crédito es cargada en el libro de compras tal cual como lo señala el Artículo 11 del Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado.

CUARTO: En caso de ser agente de retención aplica la retención nuevamente al abonar en cuenta la segunda factura:

Al no existir la posibilidad de ajustar la retención de IVA por la extemporaneidad de la nota de crédito el agente de retención se ve en la obligación de aplicar dicha retención nuevamente.

 

 

Miguel Mileo

Contador Público y CONFERENCISTA. Profesor Universitario y estudioso de la materia TRIBUTARIA. Moderador de la COMUNIDAD DIGITAL de CONTADORES mas interactiva de VENEZUELA...

  • Julia Hidalgo dice:

    Hola buenas noches, el proveedor hizo la nota de credito, se registra en el libro especial de compras, se coloca en el txt del mes siguiente que llego la nota de credito, pero sucede que cuando se elabora el txt y se envia el archivo a retenciones de iva dice error, la factura no existe o no aparece declarada anteriormente, que puedo hacer, sañe ese error, por favor si puedes dar una opinion al respecto te lo agradezco y gracias.

  • Mireya dice:

    Feliz tarde, Mileo gracias por tu aporte, tu blog es muy bueno.

    Se emitió una factura de venta a un contribuyente especial, por supuesto el cliente aplica la retención de IVA, a los días el cliente se presenta a devolver un articulo, se procede a realizar la nota de crédito que ajusta de forma parcial la factura, el cliente esta obligado a realizar retención de IVA a la nota de crédito o es opcional.

  • Silvia Rosales dice:

    Excelente explicacio, gracias por su aporte

  • Vianney Morales dice:

    Si ya se declaro una factura por Compras siendo contribuyente especial,luego se devuelve parte de la mercancia como se declara la nota de crédito si se recibe extemporánea

  • Ronald Gonzalez dice:

    Excelente explicación. Que pasa si el error en la factura no esta relacionado ni con la base imponible ni con el impuesto, sino con el numero de factura y de control, es decir, se emitió una factura con un Numero errado y el receptor realizo retención y ya la declaro ante la administración tributaria, a mi modo de ver no debo sustituir la factura por toda su explicación anterior y menos cuando el error es de forma, me podría ayudar con el basamento legal. Gracias!

  • marcia guillen dice:

    Tengo una consulta, agradecería su comentario. En el período anterior realizamos una factura la cual fue incluida normalmente en el libro de ventas y la declaración semanal del iva. Por causas de fuerza mayor el trabajo no se realizó y se procedió a hacer una nota de crédito sobre aquella factura. El caso es que al tener que presentar la declaración del siguiente período, el monto de la nota de crédito es superior a las ventas, es decir tenemos los débitos fiscales en “negativo”. cual sería la forma de presentar esto en la declaración actual y como se debe de reflejar la retención que ya aplicamos. agradecería su opinión

    • Miguel Mileo dice:

      Gracias por tomarte el tiempo de leer el post Marcia, esto es común que suceda y bastante tedioso también. Debes ir agotando esos débitos fiscales periodo por periodo hasta que desaparezcan.

  • Mayuri Tovar dice:

    Buenas tardes, emitì una factura pero al RIF del cliente(contribuyente especial) le falto un numero y cuando le pido me el comprobante de retención me dice que no lo puede emitir por esa causa. Tengo entendido que debo hacer una nota de crèdito. por favor me puede indicar y asesorar al respecto-

    Gracias

    Mayuri Tovar

    • Miguel Mileo dice:

      Mayuri, debes dejar sin efecto ese documento utilizando una NOTA DE CRÉDITO, acto seguido emitir la nueva factura.

  • Daly dice:

    Buenas Tardes, excelente tu escrito, y un lenguaje cercano a todos,

    Tengo una inquietud con retenciones en cuanto a Notas de créditos según su experiencia cuando una persona realiza devolución de mercancía posterior al proceso de declaración de IVA y declarado la retención cual es el proceso mas recomendado si la devolución es de mercancía gravable?
    Considerando que la nota de crédito quedara abierta para reintegro de fondos o aplicada a la siguiente compra. La empresa proveedora de mercancía no debería aceptar devolución de productos gravables si ya las retenciones fueron declaradas por ambas partes o por la nota de crédito ser otro documento legal puede generar retención aparte? Que debo indicar a mis clientes en caso de que esto ocurra?

    • Miguel Mileo dice:

      Daly la operación debe seguir su curso… Si el lapso de enteramiento aún no llega la retención puede perfectamente ser ajustada. Pero esto no es frecuente. Es un tema que bien vale la pena debatir en el grupo. Sube la consulta a CONSULTORES TRIBUTARIOS VENEZUELA por favor.

  • Annabel Camarillo dice:

    Buenos días, facture un anticipo para un trabajo y se pago el iva después de me cancelaron el trabajo y quieren que les regrese anticipo, que procede con el iva ya pagado ?

  • Vanessa Gutierrez dice:

    Buenos dias Licenciado. Tengo un caso parecido al planteado en esta guía, pero al contrario. Un proveedor de publicidad me trae factura con fecha de Diciembre 2017, y la empresa a la que trabajo ya hizo el cierre contable. Les indiqué que debían “anular” la factura y emitir una nueva con fecha de 2018 y se negaron porque ellos ya declararon esa factura al fisco. Según la contadora que trabaja para la empresa donde laboro me indicó que ellos pueden elaborar una nota de credito con fecha actual para contrarestar (o como coloquialmente siempre decimos “anular) la factura anterior, y posteriormente realizar una nueva factura. Mi contadora me mencionó que eso está establecido en el Código Organico Tributario, pero no consigo en la misma nada que mencione este procedimiento, tampoco en el Código de Comercio; posiblemente si en la Ley del IVA, pero no estoy segura. ¿Podría orientarme por favor? Publicaré este caso en el grupo del Facebook tambien. Mil gracias de antemano.

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