Si hay algo que sabe hacer un Contador Público es una declaración de IVA, incluyendo una que otra sustitutiva, estimo que sería muy interesante conocer el tiempo mínimo que puede tomarle a un Profesional desarrollar este procedimiento en la plataforma del SENIAT.

Si me paseo por un ejercicio mental y organizamos una competición tipo “Los Juegos del Hambre” y traslado a un puñado de expertos en el vaciado de FORMA 30 a un campo de muerte (Oficina contable con internet), sería en realidad un torneo frenético, estoy seguro que los resultados serían centelleantes, pocos segundos en conseguir el sublime archivo PDF de la FORMA 30 del periodo.

Mientras hablo de esta improbable fantasía estoy plenamente convencido que en tu cabeza fecunda un pensamiento como este: “Yo quedaría Campeón” o algo como “Máximo quince segundos sería el record olímpico y diez segundos el record mundial”, lastima que no es precisamente una actividad que produzca indetenibles fanaticadas ni personas interesadas en visualizar procedimientos que son en el fondo un poco aburridos.

Lo peculiar del tema es que a pesar de que no hay apuro ni necesidad de ir volando por el portal fiscal a velocidades insospechadas (Si el ancho de banda lo permite), pareciera que el botón “Continuar” produce una satisfacción irrefrenable y a veces irresponsable en algunos, que luego se lamentan de forma sollozante cuando deben enfrentar la posibilidad de una sustitutiva.

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1. Hubo un "detalle" en la declaración...

Sea cual sea la circunstancia todos los meses me corresponde atender casos que se presentan más o menos así: “No incluimos unas facturas de venta en la declaración”, “No registramos las compras exentas en la declaración”, “Hubo un error y registré la base imponible en alícuota reducida” y pare usted de contar, todos los planteamientos finalizan con un quejido que se deja oír así: “¿Y ahora qué hago?”, el hecho es que la declaración es ERRÓNEA, no obedece a la realidad y algo hay que hacer para salir de la angustiante situación.

Y es justamente en ese momento cuando el receptor de la consulta adopta una posición de erudito macrocefálico y responde con otra pregunta: “¿Corrigiendo el error te arroja IVA a pagar?”, la respuesta podría ser un “SI” o un “NO”, pero se encomienda a todos los santos para escuchar un “SI”, un “SI” sublime y similar al que algunos obtenían en el liceo cuando “Le pedían el EMPATE” a su amor del momento (Termino de los 90). El “SI” en cualquier caso es un sendero muy sencillo, recomendar la elaboración de una declaración sustitutiva que alivie los efectos del error y elimine cualquier vestigio de ilícito material del mapa, esto en atención al Artículo 50 de la Ley de IVA vigente (Reforma 2014). Ese es el tratamiento adecuado aun cuando el profesional sienta temor por los hipotéticos efectos de la sustitutiva. 

El problema es que la mayoría de las ocasiones, como le sucedía al liceísta regordete e intelectual de la clase, la respuesta es un hiriente “NO” (Lo digo por experiencia), respuesta que pone al macrocefálico a pensar en la fórmula idónea para corregir el enigmático caso, resolviendo todo con una firme instrucción: "Si no puedes hacer una sustitutiva lleva eso a Ajustes en la declaración”, lo cual no es incierto, yo me adhiero a eso, pero esta recomendación debería incluir más accesorios de los que usualmente incluye, produciendo aún más dudas en el futuro.

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2. Comportamiento de la casilla de AJUSTE

Es muy común recibir consultas donde no se incluyeron facturas de ventas gravadas en la declaración por una diversidad de motivos, cuando busco dar respuesta a estos planteamientos asumo que la FORMA 30 está hecha a imagen y semejanza del libro especial de ventas, que hubo cruces previos y por ende guardan sinergia. En estos casos pareciera que el camino es la declaración sustitutiva, el detalle es que frecuentemente por la existencia de excedentes de crédito fiscal de meses anteriores o saldos de retenciones de IVA acumuladas por descontar no es posible sustituir.

Es evidente que el uso de la casilla 7 “Ajustes a los Débitos Fiscales de Períodos Anteriores” en el siguiente periodo será una necesidad, eso me permite trasladar el monto de los Débitos Fiscales omitidos del mes anterior a la FORMA 30 aunque no sea en el mismo mes , el asunto acá es que el uso de esta casilla no afecta la base imponible en casilla 3 “Ventas Internas Gravadas por Alícuota General” (De ser el caso), lo que da paso a posibles discrepancias con CONTABILIDAD que para muchos son un dolor de cabeza. Es muy importante para el nuevo profesional reconocer que esta casilla de AJUSTE no afecta en lo absoluto ninguna de las bases imponibles en la FORMA 30.

Es aquí donde la CONTABILIZACIÓN juega un papel clave, como siempre afirmo en las actividades técnicas en que tengo el gusto de participar: “Toda declaración de impuestos debe ser fiel reflejo de lo CONTABILIZADO” y aquí no habrá excepciones. En toda FORMA 30 donde vayamos a usar AJUSTES debemos cuidar muy bien que tanto el INGRESO como el DÉBITO FISCAL queden CONTABILIZADOS adecuadamente.

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3. Libros = Forma 30 = Contabilidad

Si hay una formula exitosa para hacerle frente a estos errores y a la vez para llevarlos a su mínima expresión, es la CONGRUENCIA ABSOLUTA entre libros de compra y venta, información contable y declaración de IVA. Esto permite que cuando se presente una circunstancia donde se deba usar el Ajuste al Débito Fiscal asumas con total sapiencia que en el mes siguiente habrá una diferencia entre CONTABILIDAD y FORMA 30 (Excepto que se haya CONTABILIZADO el INGRESO adecuadamente y el error solo sea de FORMA 30) y esto radica en que el TOTAL DE INGRESOS en FORMA 30 no absorbe los efectos del AJUSTE, es decir, vas a tener un total de DEBITOS FISCALES corregidos, pero no tendrás los INGRESOS corregidos en esa misma FORMA 30.

Algunos se aventuran a registrar dichos INGRESOS no corregidos en la casilla de VENTAS NO GRAVADAS solo para hacer coincidir forzosamente la CONTABILIDAD con la FORMA 30, pero es una práctica que no recomiendo, al fin y al cabo, si tengo un documento donde se detalle el motivo del AJUSTE y que a su vez coincidan los montos con el LIBRO ESPECIAL DE VENTAS (Acorde al Artículo 50 de la Ley) no encuentro la gravedad de todo este asunto, solo una disparidad producto de un error que debe estar sustentada.

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4. La Contabilidad haya o no haya sustitutiva

Debes estar consciente que si hay un lugar donde la información debe obedecer inequívocamente a la realidad es en la CONTABILIDAD, por esa razón, en el mes del AJUSTE, o en el mes anterior objeto del error (Si las circunstancias lo permiten) registra CONTABLEMENTE los INGRESOS correctos y sin miedo a la discrepancia con forma 30. Seguramente algunos me dirán que esto ocasionará dificultades con el fisco municipal porque algunas alcaldías exigen las doce declaraciones de IVA para poder procesar la declaración de IAE, o también me dirán que las que declaran el mismo IAE mensualmente acorde a la Forma 30 (Violatorio de la LOPPM) también van a ser objeto de cuestionamientos por parte de los funcionarios del municipio, ESO PROBABLEMENTE SUCEDA, pero en muchos casos este obstáculo se logra vencer con comunicación en mano dirigida al organismo competente y dejando claro que la base de cálculo del IAE no se fundamenta en lo declarado en FORMA 30 sino en los INGRESOS como tal, ¿Qué mejor prueba que la CONTABILIDAD?

(También te puede interesar la Lectura ​"Secta de Contadores Públicos")

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5. Misma premisa en cualquier situación

Si detallamos cada una de las situaciones que se traducen en errores de FORMA 30, generen sustitutiva o no,  esta lectura no tendría fin, somos seres humanos y cometemos errores, la idea es tratar de minimizarlos sin pretender cándidamente que desaparezcan. Por esa razón presento escenarios sumamente generales, para el caso del Crédito Fiscal el asunto es parecido, si el error no es conducente o no alcanza para generar IVA por Pagar en “Casilla 50” tendremos el mismo propósito, que a pesar del uso de la casilla de AJUSTE todo quede CONTABILIZADO adecuadamente.

Si declaras unas compras EXENTAS como si fueran GRAVADAS, por ejemplo, generando un CRÉDITO FISCAL inexistente, al mes siguiente solo con usar la casilla 24 “Ajustes a los Créditos Fiscales de los Períodos Anteriores” y restar el saldo impostor no habrá problemas (Verificar igualmente como se CONTABILIZÓ y que el AJUSTE se muestre en LIBRO DE COMPRAS).

Veamos la misma situación al revés, hubo compras GRAVADAS, pero las registré por error como EXENTAS, créeme que he visto muchas cosas en materia de IVA y aún muy lejos de verlo todo, en ese caso necesito en el mes siguiente registrar un CREDITO FISCAL en positivo en la casilla 24 “Ajustes a los Créditos Fiscales de los Períodos Anteriores” y como CONTABLEMENTE ya se registró la COMPRA en el mes anterior, el problema no debería pasar de una RECLASIFICACIÓN CONTABLE en materia de compras y de cargarle a la partida contable CRÉDITO FISCAL el monto del AJUSTE que se colocó en FORMA 30, esto último es de vital importancia.

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6. Finalmente

Tu ejercicio profesional no puede limitarse a preparar declaraciones de IVA batiendo todos los records de rapidez y usando AJUSTES indiscriminadamente sin sustento contable ni argumentación legal, tampoco elaborando sustitutivas con frecuencia. Para que esta situación extraordinaria no se convierta en algo inmanejable debes llevar una CONTABILIDAD ACTUALIZADA, debes efectuar lo que me gusta denominar “AUTOLIQUIDACIÓN CONTABLE DEL IVA” y no elaborar registrar la FORMA 30 hasta que el borrador de la declaración no coincida con LIBROS ESPECIALES DE COMPRA Y VENTA y que estos a su vez provengan de un software que al integrar con CONTABILIDAD produzcan exactamente el mismo resultado en las partidas contables correspondientes.

Cualquier FORMA 30 mal elaborada tiene solución, todos ya sabemos que en caso de generar IVA por PAGAR debemos sustituir o que para ciertos casos podemos intentar la ANULACIÓN, pero es el tercer escenario, el AJUSTE, el que pone a prueba nuestra materia gris y nos obliga a manejar una solución integral que abarque: CONTABILIZACIÓN, LIBROS ESPECIALES y FORMA 30, declarando al fisco lo correcto una vez hechos los correctivos, dejando evidencia por escrito de los razonamientos del AJUSTE, agregando el AJUSTE al libro que corresponda (Compra o Venta) y por sobre todas las cosas CONTABILIZANDO lo que realmente se debe CONTABILIZAR sin miedo a incongruencias porque de existirlas estarán muy bien soportadas.